中国食品药品网讯（记者 蒋守福） 记者日前从安徽省药品监督管理局获悉，自2016年至今，安徽省级药品监管部门已累计整理出文书、业务、会计、实物、声像等各类型档案10万余件（卷），扫描件近30万页，著录条目近8万条；同时，通过实行纸质化与电子化双重管理模式，对现行档案进行科学分类、有序归档，基本实现了文书档案电子化、业务档案条目化。

　　“药品档案资源建设和管理工作，是加强药品监管的一项基础性、支撑性工作，是智慧监管的重要组成部分，亦是药品监管事业规范发展的一个重要标准。”安徽省药品监督管理局党组书记、局长吴丽华介绍，近年来，该局通过高位推动、全面发动、上下联动、齐抓共管，不断健全完善档案管理工作制度和机制、持续加强档案室基础建设、科学推进档案信息化建设等，档案资源建设和管理工作迈上新台阶，极大地促进了药品监管事业的健康发展。

　　精装“软硬工程”

　　近年来，为了让药品档案资源建设和管理工作焕发“新貌”，安徽省级药品监管部门做了大量具有开拓性并且卓有成效的工作。其中，最为“直观”是不断加大软硬件设施的投入力度，打造标准化档案室。

　　安徽省药品监督管理局办公室主任许伏新介绍，“比如，我们严格落实档案管理工作‘三分开’‘八防’‘三铁’等规范化要求，设立了一个总面积300余平方米的档案库房，购置了容积大、视野广、密封性强的新型可移动档案密集架，配备了防火、防盗、温湿度调控设施，以及专用计算机、打印机、复印机、扫描仪、网络存储等设备，为做好药品档案资源建设和管理工作提供了良好的条件。”

图为安徽省药品监督管理局档案库房内的可移动密集架。记者 蒋守福 摄

　　正所谓“小细节”彰显“大形象”。档案室的“硬装工程”当然不会漏掉任何一个角落。记者在档案室办公区一侧玻璃窗下的墙面上，看到了印有“档案数字化建设基本流程”内容的墙纸。“原先这里的墙面很不平整，维修了好几次，效果都不是很理想。经过再三考虑，就改用墙纸代替了。上面的内容，也是经过讨论后才决定的。”安徽省药品监督管理局档案管理工作专职负责人张佰仲说道。

　　而在“软装”方面，安徽省级药品监管部门则结合新时期档案管理工作特点，持续推进档案信息化建设，研究制定了《机关档案工作达标升级方案》，并调拨专项资金30万元对档案整理项目实施招标采购，建立了便于检索、利用的电子档案系统，使之基本达到档案室标准化建设的要求。同时，依托国家档案局《归档文件整理规则》《安徽省文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》等规定，通过征求意见、下发通知等形式，并下拨专项资金60万元，在安徽部分地市级药品监管部门推行标准化档案室建设试点。此外，还向安徽省档案局移交了电子档案，并按规定要求申报了直属单位全宗设置和全宗号管理的意见等。

图为安徽省药品监督管理局档案管理工作专职负责人张佰仲在整理声像档案。记者 蒋守福 摄

　　档案室软硬件环境的巨大改善，给日常的药品监管工作带来了极大便利。“原先没有像样的档案室，东西都是乱堆乱放，找材料时往往要翻箱倒柜，费时又费力。经过这么一番改造之后，档案室不仅‘高端大气上档次’，管理也更加科学、规范了。现在只需登录电子档案系统检索，然后‘按图索骥’，便能很快找到要用的材料，方便快捷多了。”安徽省食品药品信息与举报中心副主任胡林感慨道。

图为安徽省药品监督管理局档案发展史展室一角。记者 蒋守福 摄

　　织牢“制度根底”

　　记者在档案室看到，墙上贴满了《机关档案管理办法》《档案室管理制度》《归档文件整理细则》《档案人员工作职责》《档案保密制度》等各项管理制度。对于档案管理工作人员而言，经常“复习”这些规章制度，能时刻保持警醒。

　　“药品档案不仅数量多，种类也相当杂。如果管理制度不完善，监管工作将难以开展。为此，我们根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《安徽省档案条例》等有关法律法规，紧密结合药品监管部门的具体工作职能以及先期调研摸底情况，制定了一系列适应本单位档案管理工作需要的规定、规范、标准等，确保档案的收集整理、移交归档、保管利用等得到有效规范。”张佰仲介绍道。

　　为形成档案工作面上有人管、具体事务有人干、末端落实有人抓的长效管理机制，安徽省级药品监管部门将档案管理工作列入年度工作计划和领导重要议事日程，与机关其他工作同部署、同考核、同落实。同时，根据档案管理工作的新规定，建立了档案管理工作领导小组，明确了分管档案工作的领导、管理部门、专职人员和机关各处室责任人、兼职档案管理员及其岗位职责，旨在通过建立完善的档案管理工作网络，促进档案资源建设和管理工作更加规范化、制度化。

　　针对档案安全问题，安徽省级药品监管部门建立了安全保密、借阅利用、移交归档、鉴定销毁等规章制度，防止失泄密和违规操作现象发生。同时，严格落实安全检查制度，除了对档案库房实行全时监控外，还对档案库房内安全设施设备的完好状况、室内温湿度情况等实施定期检查，并要求及时将相关情况记入档案检查登记台账，以期把安全隐患消灭在萌芽状态。

　　“我们还对定期检查发现的各类风险点进行了梳理，并有针对性地制定了相应的应急处置预案。比如针对季节性防汛、防火以及紧急情况下的档案资料迁移工作，设计了科学的应急疏散方案，并要求利用信息化手段，做好档案的拷贝存储、异地备份等工作。”张佰仲补充道。

　　锻造“人才方阵”

　　软硬件环境的极大改善，以及各项制度的日益规范与完善，为档案管理工作带来了“双重加持”，效率也得到质的提升。

　　近日，记者在档案室看到，张佰仲正在整理新近收集的一批文书、业务档案。虽然材料很多，但张佰仲很快就将其归档完毕，整个过程“专业范儿”十足。“刚开始接触档案管理工作的时候，自己完全是‘门外汉’，生怕工作出什么岔子。经过多年的学习实践，现在已经很上手了。”他坦言。

图为安徽省药品监督管理局档案管理工作专职负责人张佰仲在整理业务档案。记者 蒋守福 摄

　　“唯有锻造‘人才方阵’，方能聚力于档案管理事业的长远发展。”安徽省药品监督管理局办公室调研员薛敬录表示，为不断提升档案管理人员的专业素养，2016年以来，安徽省级药品监管部门采取多种形式，大力开展药品档案法律法规宣传与教育，增强机构领导班子及档案管理工作人员的档案意识，保证药品档案管理的各个环节（如形成、积累、收集、整理等）都得到科学保障，做到用制度来规范档案管理工作；同时，紧密结合档案管理工作新规则，举办了多场全省系统范围内的业务培训班，组织机关、直属单位业务学习近20次，并到20余家省直单位档案管理部门、档案公司走访学习……“通过请进来教、走出去学等形式，目前已基本解决了档案管理人员理论吃不透、操作少实践、参考无样板的瓶颈问题。”薛敬录说。

　　“档案资源建设和管理工作能取得现在的成绩，离不开所有档案管理工作人员的积极参与和辛勤付出。经过三年多的辛苦耕耘，我们不仅按时、按质、按量地完成了‘从无到有’的初步目标任务，档案的规范性、准确性、齐全性以及利用性、查询服务功能等亦得到极大的优化和提升。”吴丽华表示，下一步，该局将结合单位工作性质，科学计划、夯实基础；同时加大人、财、物投入力度，加快档案管理的信息化建设进度，逐步实现档案的无纸化存储、异地保管备份以及网上查询、利用、审批等功能。我们也希望，通过不断释放药品档案资源建设和管理工作的潜能，为药品监管事业发展贡献智慧和力量。

《中国医药报》社版权所有，未经许可不得转载使用。

(责任编辑：)